Xenophon ridskoleadministration

MER OM XENOPHON

Xenophon är en molntjänst som är uppbyggd runt en gemensam databas för systemets alla fyra delar.

Alla Xenophons delar ingår i priset.

Det är snabbt och enkelt att installera Xenophon.

Xenophon kan installeras både på ridskolans alla datorer och på medarbetarnas hemdatorer för hemarbete.

Xenophon fungerar både i MS Windows® och MacOS®.

Xenophons data säkerhetskopieras på två ställen varje natt. Det går även att manuellt skapa säkerhetskopior.

Xenophon 5 - Kärnan i systemet

Det här är huvudmodulen som utgör grunden i hela systemet och som de övriga delarna bygger på.
Här finns drygt etthundra olika rutiner för olika syften och behov.

Kunder - Hantering av ridskolans kunder, medlemmar, elever och deltagare i kurser och andra evenemang.

X

Kunder

Här finns allt som behövs för att administrera ridskolans kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, stallgäster och organisationer/företag etc.

I Xenophon är kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, instruktörer, användare etc samlade i ett och samma register då en och samma person kan vara både t.ex. lektionsryttare och medlem, instruktör och användare etc. Även organisationer/företag kan läggas upp för t.ex. bokning i lektioner/kurser eller bara för att faktureras.

I registreringsrutinen för kunder (det som vi kallar Kundkortet) finns alla uppgifter samlade - Persondata, Kontaktuppgifter, Faktureringsuppgifter, Medlemsdata/medlemshistorik, Lektionsryttaruppgifter med bokade lektioner/kurser och lektionshistorik, Reskontrauppgifter och fakturor, Hyrd/hyrda stallplatser, statistik samt en kundlogg.

Det finns en kölista för personer som vill börja rida. Personerna i kölistan kan hämtas och bokas direkt i lektionsbokningsrutinen. Personerna kan sökas på ett flertal sätt, t.ex. efter inskrivningsdatum eller ridvana.

Xenophon verifierar kundernas e-postadresser som bl.a. används för e-postfakturering med klassificering av adressernas status för att säkerställa att dessa fungerar.

Gruppmeddelanden är en rutin för utskick av e-post till alla eller till ett urval av olika grupper av kunder. Här skapar/författar man ett formaterat dokument som sedan skickas ut till vald grupp av kunder. Innan dokumentet skickas kontroller programmet att inga dubbletter av e-postadresser finns, att respektive kunder inte vill ha utskick från ridskolan etc.

För att uppdatera föreningens medlemsregister hos IdrottOnline finns en integration med IdrottOnline som gör att uppdateringen sker snabbt och enkelt.

Friskvårdsintyg kan skrivas ut och/eller skickas med e-post direkt från Xenophon till de kunder som önskar ett sådant.

I Xenophon finns en rutin för Villkorsdokument som kunderna ska godkänna digitalt i MinRidskola eller som utskrivna för underskrift. Det finns färdiga mallar för ridskolans "Villkor och bestämmelser", för "Samtyckesavtal" (GDPR) och för "Policy för sociala medier". Villkorsdokumenten kan redigeras och anpassas för ridskolans behov.
Villkorsdokument som har godkänts digitalt finns lagrade i Kundkortet på respektive kund.

För MinRidskola finns rutiner för olika ändamål som t.ex. att öppna och logga in på en kunds konto och för att lägga ut ett allmänt meddelande.

Förteckningar och rapporter finns för de flesta behov. Det finns även en exportrutin för export av kundregistret till en Excel-fil.

I statistiken redovisas kundernas antal närvarotillfällen, antal teorilektioner, antal avbokningar samt fakturerat belopp. Redovisning sker per kund uppdelat på kalendermånad eller totalt.

Hästar - Både ridskolans hästar och privata hästar med journaler (dagbok, sjukskrivningar, skoningar, etc.), gångstatistik etc.

X

Hästar

Hästregistret (det som vi kallar Hästkortet) har sidorutiner för sjuk- och veterinärvård, skoningar, vaccinationer maskningar, Uppstallningar etc.

Om inte hästarna mår bra fungerar inte heller ridskolan bra. Det är ju därför extra viktigt att ha bra kontroll och god översikt över hästarna så att de fungerar bra och är lönsamma vilket Xenophon hjälper till med.

På varje häst förs journaler över sjukskrivningar med ett sjukarkiv, skoningar, vaccinationer och avmaskningar samt en dagbok för fria anteckningar och noteringar. Alla händelser i journalen registreras med kostnader som summeras på hästen. Journalerna kan skrivas ut.

I Xenophon läggs hästars foderstater upp med upp till fem fodergivor per dag. Foderkostnaderna summeras dagligen på varje häst. För uppstallade privata hästar finns en rutin i MinRidskola.se där hästägarna kan ändra sina hästars foderstater inom tillåtna intervall.
Foderstaterna kan skrivas ut med en foderbehovsförteckning där det totala behovet/kostnaden per dag skrivs ut. Det finns även Foderstatslappar att sätta upp vid respektive häst.

Xenophon har bra rutiner för hovslagaren. Bland annat en skoningslista för de hästar som är aktuella för skoning. Utskriften avslutas med en sammanställning av det totala skobehovet för de aktuella hästarna.
Efter skoningen fyller hovslagaren i vad som har åtgärderdats på respektive häst. Alternativt registreras åtgärderna direkt i MinRidskola.se.

Ekonomin är en av grundpelarna i Xenophon. Programmet ger därför en bra sammanställd överblick med statistik på foderkostnader, veterinär/sjukkostnader, hovslagarkostnader men också på beräknade intäkter av lektionsavgifter.

En redovisning finns av hästarnas gångtid vid ridlärarnas hästutbildning/tillridning.

Xenophon ger även en bra bild över hästarnas gångtid på lektioner och kurser.
Redovisningen sker per häst med redovisning av gångtid, dvs. hur många gånger per veckodag som varje häst är förbokad och hur många gånger per veckodag som närvaroavprickning har skett på hästen. Man får på det viset en kontroll av gångtiderna med en jämnare fördelning över hela hästbesättningen.
I Xenophon finns också redovisning av Hästutnyttjandestatistik med jämförelse mot antingen de förbokade lektionsplatserna eller mot närvaroavprickningarna.
Även i Gångtidsplaneringens- och Närvaroavprickningsrutinen (se under Lektioner/Kurser) visas hästarnas gångtid senaste veckan samt fram till respektive lektion där hästarna är förbokade eller närvaroavprickade i.

Lektioner och Kurser - Hanterar dels ridskolans ordinarie lektioner och dels tillfälliga kurser och evenemang.

X

Lektioner och Kurser

Här finns allt som behövs för att administrera och hantera både ridskolans lektioner och kurser/evenemang.

Skillnaden mellan lektioner och kurser är att Lektionerna inte har något start- eller slutdatum och återkommer varje vecka inom angivna lektionsperioder medan Kurserna är tidsbegränsade med start- och slutdatum en begränsad tid. En kurs kan däremot klonas/kopieras och kan på det viset återkomma eller fortsätta.
Kurserna kan även användas för annat än just kurser, t.ex. för resor eller andra evenemang.

Kurserna kan läggas ut och bokas i MinRidskola.se av kunderna själva.

I Närvaroavprickningsrutinen sker gångtidsplanering och närvaroavprickning.

Gångtidsplaneringen sker genom att förboka hästar på eleverna så att man får en bra översikt på när och hur mycket respektive hästar går och hur ofta så att de inte används mer än tillåtet. I Närvaroavprickningsrutinen visas hästarnas gångtid senaste veckan samt fram till respektive lektion där hästarna är förbokade eller närvaroavprickade. Men får på det visas en bra överblick över lektionsdagens gångtidsplanering.

Men förbokning har även till syfte att meddela eleverna om vilka hästar de ska rida i Närvaroavprickningslista och/eller i MinRidskola.se och i Kundterminalen.

I Närvaroavprickningsrutinen kan man även avboka elever, lägga upp tillfälliga bokningar och igenridningar men även lägga upp tomma igenridningsplatser som eleverna kan boka i MinRidskola.se.
Flera olika typer av närvaroavprickningslistor finns för utskrift på vilka närvaron markeras.

Ett flertal utskrifter/listor finns som hjälp och stöd för gångtidsplaneringen.

För de statliga och kommunala LOK-stödsbidragen finns både en integration med IdrottOnline för det statliga och både ApN och Rbok för det kommunala LOK-stöden. Därtill finns också två utskiftsrutiner för utskrift av närvarokorten för LOK-stödet för de kommuner som inte sammlar in ansökningarna digitalt.

Olika förteckningar och rapporter finns som t.ex. Lektionsbok, Kursbok med bokningar, personuppgifter, fakturerings- och reskontrauppgifter samt närvaroavprickningar.

Ett Lektions- och ridhusschema finns med lektioner/kurser och andra bokningar av ridhuset. Samma schema finns också som en widget som kan läggas upp på ridskolans hemsida.

Statistikrapporten Bokningsgrad visar direkt hur väl lektionerna fyllda, per veckodag och hela veckan. Rapporten visar också i vilka lektioner lediga platser finns.

Reskontra - Fakturering, bevakning, inbetalningar och rapporter.

X

Reskontra

I Xenophon hanteras fakturering och fakturautskrift, bevakning av kundfordringar, registrering av inbetalningar och redovisning av fakturerade/inbetalda belopp.
En bra och fungerande reskontra är viktig för driften av en ridskola.

Fakturering av lektioner, kurser, medlemsavgifter, stallhyror/foder och annat faktureras kan se "automatisk" vid ett och samma tillfälle. Fakturor/kreditnotor kan även registreras manuellt och med artiklar som inte faktureras automatiskt. Men också "automatiskt" fakturerade fakturor kan ändras och/eller kompletteras innan de skrivs ut/skickas.

Utskick av E-postfakturor och utskrift av fakturautskrift sker vid ett tillfälle som man själv väljer.
På fakturorna skrivs OCR-nummer och förfallodatum med QR-koder ut för upp till fem förfallodatum med delbelopp.

Både e-postade och utskrivna fakturor lagras som PDF-filer i ett fakturaarkiv. Det medför att behovet av att arkivera papperskopior förvinner. Fakturakopiorna som ska sparas i sju år kan både skrivas ut och kopieras.

Betalningsvillkor läggs upp med upp med ett till fem olika förfallodatum för delbetalningar med fasta belopp eller procentuell fördelning. T ex kan en anmälningsavgift tas ut vid ett första förfallodatum och resten av period- eller terminsavgiften tas ut vi ett andra förfallodatum. Att fördela förfallodatumen över terminen gör det kostnadsmässigt blir lättare för eleverna.

Registreringen av kundernas inbetalningar kan ske både manuellt och automatiskt via OCR-filer från banken.
OCR-inbetalningsrutinen klara i både BgMax- och PG TotalIn-formaten samt det nya P27-formatet (ISO 2022). Felinbetalningar sparas i en Avvikelselogg som kan ge tips på från vilka kunder och vilka fakturor som inbetalningarna gäller. Inbetalda belopp som är större än fakturabeloppen sparas som tillgodobelopp och återbetalas på nästkommande faktura.

För uteblivna inbetalningar e-posts eller skrivs betalningspåminnelser ut. Även dessa sparas som PDF-filer och finns lagrade i Påminnelsearkivet på samma sätt som fakturakopiorna.

Kontanta betalningar och Swish-betalningar hanteras i Kontantinbetalningar och i Kassaavstämning

Reskontran har ett stort antal olika förteckningar och rapporter. Som exempel kan nämnas Fakturaförteckningen med utskrift valda grupper av ridskolans utgående fakturor. Utskriften sker med en summerad åldersanalys för en översikt av förfallna och förväntade utestående fordringar.

Rapporten Reskontraavstämning finns för avstämning av valfri tidsperiod.

Till reskontran finns även rapporter som Kontorapporter med olika varianter av reskontrans konteringar och Fakturahistorik mm.

Med Fakturahistoriken kan alla händelser på respektive fakturor följas och spåras med belopp, datum, tid, konteringar och vilken användare som utfört registreringarna. I samma rutin kan ett Kontoutdrag med samtliga händelser på en enskild kunds respektive fakturor skrivas ut eller skickas via e-post.

Alla ekonomiska transaktioner som har konterats skrivs ut på Konteringslistor och/eller Bokföringsrapporter. Verifikationer kan exporteras till ridskolans redovisningsprogram.

Statistik - Statistikrapporter samlade från programmets alla delar.

Guider - Handledande hjälp.

Övrigt - Xenophons alla övriga bra rutiner funktioner.

MinRidskola.se - För ridskolans kunder

En webbaserad lösning för ridskolans kunder, elever och medlemmar.

Lektioner - Den inloggade elevens bokade lektion/lektioner med en funktion för avbokningar. Men även information om bland annat ridlärare, förbokad häst, eventuellt meddelande från ridläraren, historik etc.

Igenridningar - Här kan eleverna själva boka igenridningslektioner.

Kurser - Bokning av kurser eller andra evenemang.

Uppstallningar - Information för de som har sin häst uppstallad på ridskolan med möjlighet till justering av hästens foderstat.

Fakturor - Kundernas fakturor med fakturainformation och betalningshistorik. Orginalfakturan i PDF-format går också att ladda ner.

Övrigt - Kundernas kan själva ändra de kunduppgifter som ridskolan själv väljer. Av kunderna godkända villkorsdokument, samtyckesdokument och avtal finns också arkiverade här.
De som ska vara medlemmar får en påminnelse när medlemsavgiften inte är betald. En snabbavbokningsknapp som visas på den inloggade elevens lektionsdag för att snabb ochh enkelt kunna avboka lektionen.

MinRidskola.se - För ridskolans personal

En webbaserad lösning för ridskolans ridlärare och hästansvariga.

Närvaroavprickning - Göra hästbyten och närvaroavpricka elever i mobilen direkt i manegen.

Kunder - Söka information om ridskolans kunder/elever. T.ex. för att snabbt få fram ICE-information om en olycka har skett.

Hästar - Söka och föra journaluppgifter, ändra foderstater och registrera skoningar.

Kundterminalen - För ridskolans kundmottagning

Ett program som installeras på en pekskärm som placeras i ridskolans entré, kundmottagning eller i stallet så att eleverna direkt de anländer ser vilka hästar de ska rida. Ersätter utskriften av Närvaroavprickningslistor.

Förbokade hästar - Visa dagens lektioner med bokade elever och förbokade hästar.

Hästbyte - Ridlärarna kan här göra tillfälliga hästbyten.

Närvaroavprickning - Valbart om ridlärarna ska pricka av närvaron eller låta eleverna själva bocka av sin närvaro.

Telefontider	vardagar 10:00-12:00 / 13:00-15:00
Dag före helgdag/helgdagar	Stängt
Övriga stängda dagar	Fredag 10 maj Fredag 7 juni Fredag 21 juni - Onsdag 14 augusti

Här finns allt som behövs för att administrera ridskolans kunder, lektionsryttare, kursdeltagare, medlemmar, stallgäster och organisationer/företag etc.

Här finns allt som behövs för att administrera och hantera både ridskolans lektioner och kurser/evenemang.

I Xenophon hanteras fakturering och fakturautskrift, bevakning av kundfordringar, registrering av inbetalningar och redovisning av fakturerade/inbetalda belopp. En bra och fungerande reskontra är viktig för driften av en ridskola.

Kund-statistikrapporter

Häst-statistikrapporter

Lektions-/kurs-statistikrapporter

Styrelserapport, elever, medlemmar, hästar och lektioner/kurser.

Ibland kan det vara bra med handledande hjälp vid vissa moment, inte minst för att inte missa något.

En stor fördel med Xenophon är alla listiga små funktioner överallt i programmet som är till stor hjälp i ridskolans dagliga administration.

I Xenophon hanteras fakturering och fakturautskrift, bevakning av kundfordringar, registrering av inbetalningar och redovisning av fakturerade/inbetalda belopp.
En bra och fungerande reskontra är viktig för driften av en ridskola.